JS Nicca Oy asiakas-, tilaus-, laskutus-, ja markkinointitietorekisteri.
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuoja- ja rekisteriseloste luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta
JS Nicca Oy, y-tunnus 16273097
Pihatörmä 1 B, 02240 Espoo
Juha Hongell: 044 3477799
Noudatamme henkilötietojen suhteen seuraavia vaatimuksia:
a) niitä on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi (”lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys”);
b) ne on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla; myöhempää käsittelyä yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten ei katsota 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti yhteensopimattomaksi alkuperäisten tarkoitusten kanssa (”käyttötarkoitussidonnaisuus”);
c) henkilötietojen on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään (”tietojen minimointi”);
d) henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä; on toteutettava kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä (”täsmällisyys”);
e) ne on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten; henkilötietoja voidaan säilyttää pidempiä aikoja, jos henkilötietoja käsitellään ainoastaan yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti edellyttäen, että tässä asetuksessa vaaditut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet on pantu täytäntöön rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi (”säilytyksen rajoittaminen”);
f) niitä on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia (”eheys ja luottamuksellisuus”).
Asiakkaalla on oikeus saada tietää hänen järjestelmään on talletetut henkilötietonsa, oikeus korjata niitä, sekä oikeus ja edellytykset saada niitä poistettua. Tietoja ei käsitellä ETA-alueen ulkopuolella pl. anonyymi verkkoanalytiikka (Google Analytics, Facebook ym). Tietoja säilytetään, kunnes asiakas pyytää niiden poistamista. Säilytys tehdään esim. verkkoanalytiikan takia (tilastolliset syyt) ja esim. uuden tilauksen teon helpottamiseksi (asiakkaan etu).
Rekisterin tarkoitus on asiakasyhteydenpito, asiakas- ja kauppasuhteen ylläpitäminen ja kehittäminen sekä käyttö raportointi- ja tilastollisiin tarkoituksiin. JS Nicca Oy käyttää näitä ja muita asiakassuhteen aikana syntyneitä tietoja tuote- ja palvelutarjonnan suunnitteluun sekä tarjonnan kohdistamiseksi.
Henkilötietoja käytetään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä puitteissa. Rekisteriä ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Uutiskirjeen tilanneiden sähköpostiosoitetta käytetään uutiskirjeen lähettämiseen. Yhteydenottokaavakkeen täyttäneiden tietoja käytetään yhteydenottoon vastaamiseen.
Asiakasrekisteri koostuu useammasta pääasiallisen käyttötarkoituksen mukaan kootusta erillisestä rekisteristä. Näiden asiakastiedot yhdessä muodostavat asiakkaasta tallennetut tietojoukot seuraavasti:
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä.
Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas rekisteröityy palveluun, tekee tilauksen, tilaa suoramarkkinointia tai tekee ostoksen. Asiakassuhde voidaan aloittaa myös asiakkaan pyynnöstä esim. puhelinkeskustelun perusteella.
Asiakkaan tilaushetken mukainen tieto luottokelpoisuudesta saadaan Suomen Asiakastieto Oy:n (y-tunnus 0111027-9) järjestelmästä.
Anonyymin, verkkovierailua koskevan tiedon keräämiseen voimme käyttää mm. seuraavia työkaluja ja palveluita:
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää erityiskäyttöoikeuksia. Käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin ja edellyttää henkilökohtaisten käyttäjätunnusten käyttöä. Asiakasrekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat suljetuissa konesaleissa. Laitteistojen ja ohjelmistojen päivitykset hoidetaan säännöllisesti, asianmukaisesti ja mahdollisiin uhkiin reagoidaan välittömästi. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan.
Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
